Je hebt een fout gemaakt op een factuur. Of een klant retourneert een product. Of jullie zijn een korting overeengekomen na het versturen van de originele factuur. In al die gevallen heb je een creditnota nodig. Maar hoe stuur je die correct via Peppol? En wat verschilt er van een gewone factuur? Dit artikel legt het stap voor stap uit.
Wat is een creditnota en wanneer gebruik je die?
Een creditnota is een document waarmee je een (deel van een) eerder gestuurde factuur annuleert of corrigeert. Je gebruikt een creditnota wanneer:
- Je een fout hebt gemaakt op de originele factuur (verkeerd bedrag, verkeerde klant, verkeerde btw)
- Een klant goederen terugbrengt of een dienst niet heeft afgenomen
- Je een korting of terugbetaling wil verwerken na de oorspronkelijke factuur
- Je een factuur volledig wil annuleren
Wat je niet doet: een al verstuurde Peppol-factuur wijzigen of terugsturen. Een e-factuur is definitief zodra ze verstuurd is. Je kan ze niet aanpassen of verwijderen. De enige correcte weg is een creditnota aanmaken en daarna eventueel een nieuwe correcte factuur sturen.
Verschil tussen een creditnota en een factuur via Peppol
Technisch gezien is een creditnota op het Peppol-netwerk een apart documenttype. Het formaat is grotendeels identiek aan een factuur (ook Peppol BIS 3.0, ook UBL 2.1), maar met twee belangrijke verschillen:
- Het documenttype is aangeduid als “Credit Note” in plaats van “Invoice”
- De creditnota verwijst altijd naar de originele factuur via het factuurnummer
Die referentie naar de originele factuur en factuurdatum is cruciaal. Zonder die link weet de ontvanger niet welke factuur gecrediteerd wordt, en kan zijn boekhoudpakket de creditnota niet correct verwerken.
Stap voor stap: creditnota versturen via Let’s Peppol
📸 VISUAL: 6 stappen als kaartjes of genummerde rij met icoontje per stap
- Dashboard → Nieuw document — Klik op “Nieuw document” en kies als type: Creditnota (niet “Factuur”)
- Ontvanger selecteren — Zoek de klant op via KBO-nummer. Het Peppol-ID (0208:XXXXXXXXXX) wordt automatisch ingevuld.
- Referentie naar originele factuur — Vul het factuurnummer in van de factuur die je crediteert — bv. 2026-0042. Dit is het sleutelveld dat de creditnota koppelt aan de originele factuur.
- Bedrag en btw invullen — Voer het te crediteren bedrag in met het correcte btw-tarief. Volledig crediteren? Vul het volledige bedrag in. Gedeeltelijk? Enkel het deel.
- Controleren — Check: correct documenttype (Creditnota), correct factuurreferentienummer, correct Peppol-ID van de ontvanger.
- Versturen → bevestiging ontvangen — Klik op “Verstuur”. Let’s Peppol bevestigt de aflevering.
Moet ik ook een nieuwe factuur sturen?
Dat hangt af van de situatie:
- Volledige annulering: Stuur enkel een creditnota voor het volledige bedrag. Er is geen nieuwe factuur nodig tenzij je een nieuwe levering doet.
- Correctie van een fout: Stuur eerst een creditnota voor de foutieve factuur, daarna een nieuwe correcte factuur.
- Gedeeltelijke korting of terugbetaling: Een gedeeltelijke creditnota volstaat. Je hoeft geen nieuwe factuur te sturen.
Veelgemaakte fouten bij creditnota’s via Peppol
Vergeten te verwijzen naar de originele factuur. Zonder die referentie kan de creditnota niet worden afgekoppeld aan de originele factuur in het systeem van de ontvanger.
Een negatieve factuur sturen in plaats van een creditnota. Een factuur met een negatief bedrag is een geldige creditnota op het Peppol-netwerk, maar niet volgens de Belgische wetgeving. Gebruik altijd het documenttype “creditnota”.
De ontvanger van de creditnota verwarren met de ontvanger van de oorspronkelijke factuur. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar bij bedrijven met meerdere vestigingen of btw-nummers kan het misgaan. Controleer altijd het Peppol-ID.
Veelgestelde vragen
Heeft een creditnota via Peppol ook een eigen nummer nodig?
Ja. Net zoals facturen moeten creditnota’s een uniek nummer hebben binnen jouw nummerreeks. Veel ondernemers gebruiken een afzonderlijke reeks, bv. CN2026-001.
Kan ik een creditnota ontvangen via Let’s Peppol?
Ja. Creditnota’s die leveranciers naar jou sturen, verschijnen automatisch in je inbox op Let’s Peppol, net zoals gewone facturen.
Hoe lang heb ik de tijd om een creditnota te sturen?
Er is wettelijk geen harde deadline, maar de algemene vuistregel is: zo snel mogelijk na de ontdekking van de fout of na de afspraak over de terugbetaling. Hoe langer je wacht, hoe lastiger de btw-verwerking kan worden voor beide partijen.
Wat als mijn klant de creditnota niet ontvangt?
Controleer of het Peppol-ID correct is. Let’s Peppol geeft een bevestiging na succesvolle aflevering. Zie je geen bevestiging, dan is de creditnota vermoedelijk niet afgeleverd en moet je het Peppol-ID van de ontvanger verifiëren.
Moet ik btw aanrekenen op een creditnota?
Dat hangt af van de oorspronkelijke factuur. Crediteer je een factuur met btw, dan vermeld je ook de btw op de creditnota (als negatief bedrag). Raadpleeg je accountant bij twijfel.
Klaar om je eerste creditnota via Peppol te versturen? Maak gratis een account aan op letspeppol.org.