De verplichting is van kracht. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische ondernemers hun B2B-facturen elektronisch versturen. Of je nu zelfstandige bent, een kleine vennootschap runt of tientallen klanten beheert: de verplichting geldt voor jou.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat er precies veranderd is, voor wie de verplichting geldt en hoe je vandaag nog in orde kunt zijn, gratis, zonder dure software.
Wat is er precies veranderd?
De Belgische wetgever heeft e-facturatie voor B2B-transacties verplicht gemaakt via de Wet van 6 februari 2023. Concreet betekent dit dat facturen tussen btw-plichtige ondernemingen niet langer als PDF of op papier mogen worden uitgewisseld, maar via een gestructureerd elektronisch formaat.
| Niet uitsluitend via Peppol De wet schrijft ‘gestructureerde elektronische facturatie’ voor, wat standaard via het Peppol-netwerk verloopt. Mits uitdrukkelijk akkoord van beide partijen (koper en verkoper) kan een gestructureerde e-factuur ook op een andere manier worden uitgewisseld. In de praktijk is Peppol de dominante en aanbevolen methode. |
Wat concreet verandert:
- Facturen tussen btw-plichtige bedrijven moeten elektronisch verstuurd worden.
- Het standaardformaat is Peppol BIS 3.0 (gebaseerd op UBL 2.1).
- PDF-facturen per e-mail voldoen niet langer aan de wettelijke vereisten.
- De verplichting volgt de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age).
Voor wie geldt de verplichting?
De e-facturatieplicht geldt voor alle in België gevestigde btw-plichtigen die facturen uitreiken aan andere btw-plichtigen:
- Zelfstandigen en vrije beroepen met een btw-nummer
- Eenmanszaken
- Kleine, middelgrote en grote vennootschappen
- VZW’s die btw-plichtige activiteiten uitvoeren
Transacties met particulieren (B2C) vallen buiten de verplichting. Ook voor specifieke vrijgestelde activiteiten kunnen uitzonderingen gelden; raadpleeg hiervoor je accountant.
Wat heb je nodig om compliant te zijn?
1. Een Peppol-ID
Dit is je unieke identificatiecode op het netwerk. Voor Belgische ondernemers wordt dit aangemaakt op basis van het ondernemingsnummer (KBO-nummer), niet het btw-nummer. Het formaat is 0208:XXXXXXXXXX, waarbij het prefix 0208 het KBO/ondernemingsnummer-schema aanduidt.
| Waarom ondernemingsnummer en niet btw-nummer? Niet elk bedrijf of elke VZW heeft een btw-nummer, maar elk heeft een ondernemingsnummer. Een Peppol-ID op basis van btw-nummer (format 9925:be…) wordt ook afgeraden door de overheid. Het ondernemingsnummer is de correcte en universele basis. |
2. Een Peppol Access Point
Dit is de technische tussenschakel die jou verbindt met het Peppol-netwerk, vergelijkbaar met een gsm-provider. Zonder Access Point kun je geen facturen versturen of ontvangen. Let’s Peppol biedt dit volledig gratis aan.
3. Software die het juiste formaat ondersteunt
Je facturen moeten worden opgemaakt in Peppol BIS 3.0 / UBL 2.1. Let’s Peppol regelt dit automatisch via zijn webinterface. Veel boekhoudpakketten ondersteunen dit ondertussen ook.
Let’s Peppol: gratis compliant in enkele minuten
Veel ondernemers denken dat Peppol duur is. Dat hoeft het niet te zijn. Let’s Peppol is een gratis, open-source Access Point gedragen door de Belgische non-profit BARGE vzw.
- Een gratis Peppol Access Point: geen abonnement, geen verborgen kosten.
- Een inbox-interface om facturen te ontvangen en te versturen.
- Ondersteuning voor Peppol BIS 3.0 en UBL 2.1.
- GDPR-conform, EU-gehost en volledig open-source.
- Geen lock-in: jouw data blijft altijd van jou.
Stap voor stap: zo ben je vandaag nog in orde
| 1 | Controleer of je al actief bent Ga naar het Belgische Peppol-directory en zoek op je ondernemingsnummer. Staat je bedrijf er niet in? Dan ben je nog niet geregistreerd. De officiële Peppol Directory is de centrale zoekmachine om te controleren of een Belgisch bedrijf of organisatie (zoals de overheid) e-facturen kan ontvangen via het beveiligde Peppol-netwerk. Hier vindt u de belangrijkste informatie en links: 1. Waar vind ik de Peppol Directory? Officiële zoekmachine: U kunt zoeken in de Peppol Directory op naam, btw-nummer of ondernemingsnummer (KBO). Alternatieve check: Voor specifieke Belgische nummers kunt u ook Belgium Peppol Participant Check of Peppol Check Belgium gebruiken. |
| 2 | Maak een gratis account aan op letspeppol.org Ga naar letspeppol.org en registreer je met je e-mailadres.Je bent in minder dan 5 minuten actief. |
| 3 | Koppel je ondernemingsnummer Vul je KBO-ondernemingsnummer in. Let’s Peppol maakt automatisch je Peppol-ID aan.Gebruik je ondernemingsnummer, niet je btw-nummer. |
| 4 | Verstuur een testfactuur Maak een factuur aan via de interface en stuur ze naar jezelf of een vertrouwde klant.Controleer of alles correct aankomt. |
| 5 | Informeer je klanten en leveranciers Laat je vaste klanten en leveranciers weten dat je nu op Peppol staat.De mogelijkheid om je Peppol-ID rechtstreeks vanuit het platform te delen, wordt binnenkort toegevoegd aan Let’s Peppol. |
| 6 | Koppel eventueel je boekhoudsoftware Integraties met populaire boekhoudsoftware zijn in ontwikkeling.Raadpleeg letspeppol.org voor de meest actuele informatie over beschikbare koppelingen en API-documentatie. |
| Open vragen voor intern opvolging De koppeling met boekhoudsoftware via API en het rechtstreeks communiceren van je Peppol-ID aan klanten vanuit het platform zijn momenteel in ontwikkeling. Gelieve de status hiervan intern te bevestigen alvorens dit artikel live te zetten. |
Veelgestelde vragen
Moet ik betalen voor een Peppol Access Point?
Nee, niet als je kiest voor Let’s Peppol. Commerciële aanbieders rekenen doorgaans maandelijkse abonnementen, maar Let’s Peppol is volledig gratis dankzij de steun van de non-profit BARGE vzw en de open-source community.
Geldt de verplichting ook voor VZW’s?
Ja. VZW’s die btw-plichtige activiteiten uitvoeren en facturen versturen aan andere btw-plichtige ondernemingen, vallen onder de e-facturatieplicht. Hun Peppol-ID wordt aangemaakt op basis van het ondernemingsnummer, dat elke VZW heeft.
Wat als mijn klant of leverancier nog niet op Peppol zit?
Je kunt enkel elektronisch factureren naar partijen die ook een Peppol-ID hebben. Heeft een klant nog geen Access Point? Wijs hen op Let’s Peppol als gratis alternatief. Mits akkoord van beide partijen kan je in de tussentijd ook een andere methode voor gestructureerde e-facturatie afspreken.
Geldt de verplichting ook voor mijn creditnota’s?
Ja. Ook creditnota’s moeten via Peppol worden uitgewisseld wanneer ze betrekking hebben op een B2B-transactie. Let’s Peppol ondersteunt het aanmaken en versturen van creditnota’s.
Wat als ik een kleine zelfstandige ben of een VZW?
De verplichting geldt ook voor jou als je btw-plichtige activiteiten hebt. Let’s Peppol is gratis en speciaal gebouwd voor kleine zelfstandigen, eenmanszaken en VZW’s die Peppol-compliant willen zijn zonder hoge kosten.
Conclusie: wacht niet langer
De verplichting is van kracht. Elke dag uitstel vergroot het risico op niet-conforme facturen en mogelijke boetes. Het goede nieuws: in orde komen duurt niet meer dan 15 minuten en het kost je niets.
| Maak vandaag nog een gratis account aan en verstuur je eerste Peppol-conforme factuur.Ga naar letspeppol.org |