Stel je voor: je krijgt een brief van de overheid met daarin de zin “Uw facturen dienen conform Peppol BIS 3.0 op basis van UBL 2.1 te zijn, in lijn met de Europese Norm EN 16931.” Geen paniek. In dit artikel vertalen we dat technische taalgebruik naar iets wat je als ondernemer begrijpt — en we leggen uit wat je er in de praktijk zelf aan moet doen (spoiler: bijna niets).
Waarom zijn er standaarden nodig?
Stel dat elk bedrijf facturen verstuurt in zijn eigen formaat: het ene in Word, het andere als PDF, het derde in een zelfgemaakt XML-bestand. Elk systeem moet dan al die formaten begrijpen, vertalen en verwerken. Dat is onmogelijk op schaal.
Peppol lost dat op door één gemeenschappelijke taal in te voeren voor alle elektronische facturen. Dat is de kern van Peppol BIS 3.0: een gestandaardiseerde structuur die door elk systeem op het netwerk begrepen wordt, of je nu factureert aan een bakker in Gent of een ziekenhuis in Stockholm.
Wat is UBL 2.1?
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een internationale standaard (ontwikkeld door OASIS, een technische standaardenorganisatie) die beschrijft hoe zakelijke documenten — zoals facturen, bestelbons of leveringsnota’s — er in een computerleesbaar formaat uitzien.
Een UBL-factuur is een XML-bestand met een vaste structuur. Elk gegeven heeft een vaste plek: het btw-nummer van de leverancier staat altijd op dezelfde plek, het factuurbedrag altijd op dezelfde plek, enzovoort. Daardoor kan elk boekhoudpakket dat UBL begrijpt, de factuur automatisch inlezen zonder manuele invoer.
UBL 2.1 is de versie die vandaag in gebruik is voor Peppol-facturatie.
Wat is Peppol BIS 3.0?
BIS staat voor Business Interoperability Specification. Peppol BIS V3 is een subset van de EN 16931.
Je kan het vergelijken met een officieel ingevuld formulier. Het formulier volgt het UBL-format (de blanco structuur), maar Peppol BIS 3.0 bepaalt welke velden verplicht zijn, welke optioneel zijn en welke validatieregels gelden.
Wat moet een elektronische factuur mínimaal bevatten? Opgesteld door CEN, geldig in alle EU-landen.
Hoe ziet de structuur eruit als XML-bestand? Elk veld heeft een vaste naam en positie.
Welke velden zijn verplicht op het Peppol-netwerk? Strengere regels dan EN 16931.
Automatisch gegenereerd in het juiste formaat — jij vult alleen de inhoud in.
Welke velden zijn verplicht in een Peppol BIS 3.0-factuur?
Een volledige lijst is lang, maar de meest relevante verplichte velden zijn:
- Uniek factuurnummer
- Factuurdatum
- Naam en adres van verkoper en koper
- BTW-nummer van beide partijen (of KBO-nummer voor kopers zonder btw-nummer)
- Peppol-ID van de koper (0208:XXXXXXXXXX) –> Vervang de X’en door het KBO-nummer
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Eenheidsprijs en hoeveelheid
- Toepasselijk btw-tarief en btw-bedrag
- Totaalbedrag excl. en incl. btw
- Betalingstermijn en bankrekening (IBAN)
| # | Veld | Voorbeeld |
|---|---|---|
| ① | Factuurnummer | 2026-0087 |
| ② | Factuurdatum | 27 mei 2026 |
| ③ | Leverancier (naam, adres, KBO/btw, IBAN) | Jouw bedrijf — BE 0XXX.XXX.XXX of 0XXX.XXX.XXX |
| ④ | Koper (naam, adres, KBO/btw, Peppol-ID) | 0208:0XXX.XXX.XXX (KBO-nummer) |
| ⑤ | Omschrijving | Webdesign project Fase 1 – april 2026 |
| ⑥ | Hoeveelheid × eenheidsprijs | 1 × €1.500,00 |
| ⑦ | Btw-tarief en btw-bedrag | 21% = €315,00 |
| ⑧ | Totaal excl. btw | €1.500,00 |
| ⑨ | Totaal incl. btw | €1.815,00 |
| ⑩ | Betalingstermijn | Betaalbaar binnen 30 dagen |
Velden ① t/m ⑩ zijn verplicht in Peppol BIS 3.0. Een factuur zonder één van deze velden wordt geweigerd door het netwerk.
Wat moet jij als ondernemer zelf doen?
Kort antwoord: niets technisch. Als je factureert via Let’s Peppol, dan zorgt het platform ervoor dat je factuur automatisch in het juiste Peppol BIS 3.0-formaat wordt opgemaakt en verstuurd. Je vult gewoon de factuurgegevens in via de webinterface — net zoals je vroeger een factuur in Word zou invullen — en Let’s Peppol regelt de rest.
Gebruik je al een pakket of dienst dat Peppol ondersteunt, zoals WimNet, Exact of Billit? Dan verloopt het ook automatisch. Het pakket genereert de UBL-factuur en stuurt die via het netwerk.
Veelgestelde vragen
Is een PDF-factuur hetzelfde als een Peppol BIS 3.0-factuur?
Nee. Een PDF is een onleesbaar bestand voor boekhoudautomatisering — een mens kan het lezen, een computer niet. Peppol BIS 3.0 is een XML-bestand dat computers automatisch kunnen verwerken. Dat is precies het punt van de verplichting: automatische verwerking, minder manueel werk.
Wat als mijn factuur niet voldoet aan Peppol BIS 3.0?
Het Peppol-netwerk valideert facturen bij verzending. Een factuur die niet aan de standaard voldoet, wordt geweigerd. Via Let’s Peppol is dat risico nihil: het platform valideert automatisch voor je verstuurt.
Kan ik mijn eigen lay-out bewaren?
De UBL-factuur is een technisch bestand — het heeft geen lay-out. Maar je kan altijd een PDF-versie van je factuur genereren voor je eigen archief of om te sturen als mensleesbare bijlage (als extra, niet als vervanging).
Werkt Peppol BIS 3.0 ook voor internationale facturen?
Ja. Peppol is oorspronkelijk een Europees netwerk. Peppol BIS 3.0 is de standaard die geldt in alle Peppol-landen (meer dan 46 landen, waaronder alle EU-lidstaten). Je kan dezelfde factuurstandaard gebruiken voor klanten in Nederland, Duitsland of Zweden.
Hoe weet ik of mijn softwarepakket Peppol BIS 3.0 ondersteunt?
Vraag het aan je softwareleverancier of zoek op hun website naar “Peppol” of “e-facturatie”. partners en pakketten als Exact en Billit ondersteunen Peppol ondertussen. Als jouw pakket het niet ondersteunt, kan je Let’s Peppol gebruiken als gratis alternatief.
Je hoeft de techniek niet te begrijpen om te kunnen factureren. Let’s Peppol regelt Peppol BIS 3.0 volledig voor jou. Maak gratis een account aan en start vandaag.