Als je facturen stuurt aan een Belgische overheidsinstantie — federaal, regionaal of lokaal — dan gold de Peppol-verplichting voor jou al vóór 2026. Toch hebben veel ondernemers dat gemist, of weten ze niet precies hoe het systeem in elkaar zit. In dit artikel zetten we alles op een rij: wanneer de verplichting inging, hoe je correct factureert aan overheidsklanten, en wat het verschil is met factureren aan andere bedrijven.
De overheid als klant: al langer verplicht via Peppol
De B2B-verplichting (factureren van bedrijf aan bedrijf) is ingegaan op 1 januari 2026. Maar de verplichting om elektronisch te factureren aan de overheid — de zogenaamde B2G-verplichting — bestaat in België al veel langer.
De tijdlijn ziet er zo uit:
- 2019 → Federale overheid: leveranciers aan federale overheidsdiensten verplicht om e-facturen te sturen
- 2022 → Waals Gewest: verplichting uitgebreid naar alle leveranciers aan Waalse overheidsinstanties
- 2024 → Volledig B2G: alle Belgische gewesten en lokale besturen; leveranciers moeten e-facturen sturen aan gemeenten, OCMW’s en andere publieke instanties
- 1 jan 2026 → B2B verplicht: alle Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten onderling elektronisch factureren via Peppol
In de praktijk geldt: als je vandaag werkt voor een overheidsklant in België en je stuurt nog papieren of PDF-facturen, dan ben je niet in orde. De verplichting bestaat al, los van de B2B-verplichting van 2026.
Wat is Mercurius en moet ik er iets mee doen?
Je hebt het misschien al gehoord: Mercurius. Het is een gratis digitale dienst van de Belgische federale overheid die werd gebouwd om e-facturen te ontvangen namens overheidsdiensten.
Maar opgelet: Mercurius is geen Peppol Access Point voor bedrijven. Het is een ontvangstplatform voor de overheid, niet een dienst die jij als leverancier gebruikt om facturen te versturen. Als je een factuur stuurt via het Peppol-netwerk naar een overheidsklant, regelt jouw Access Point de aflevering — ook als die klant via Mercurius ontvangt.
Bovendien zal Mercurius in de toekomst worden afgebouwd, nu commerciële en non-profit Access Points de markt volledig bedienen. Je hoeft dus niets te doen met Mercurius zelf.
Hoe stuur je een factuur aan een overheidsklant via Peppol?
Het proces is identiek aan een gewone B2B e-factuur via Peppol. Je hebt nodig:
- Je eigen Peppol Access Point (bv. Let’s Peppol)
- Het ondernemingsnummer van de overheidsinstantie (KBO-nummer)
- De correcte factuurgegevens (referentienummer van de bestelling indien gevraagd)
- Nieuw document aanmaken — Ga naar je dashboard op letspeppol.org → klik op “Nieuwe factuur”
- Peppol-ID van de overheid opzoeken — Zoek de overheidsinstantie op via het KBO-nummer in het Belgische Peppol-directorium (ingebouwd in Let’s Peppol). Formaat: 0208:XXXXXXXXXX
- Factuurgegevens invullen — Omschrijving, bedrag, btw-tarief, vervaldatum — en eventueel het bestelbonnummer of projectreferentie dat de overheidsinstantie opgeeft
- Versturen & bevestiging — Klik op “Verstuur”. Je ontvangt een bevestiging zodra de factuur is afgeleverd bij het Access Point van de overheidsinstantie
Een belangrijk verschil met gewone B2B-facturen: overheidsklanten vragen soms een specifiek bestelbonnummer of projectreferentie op de factuur. Dat is geen Peppol-vereiste, maar een interne vereiste van de overheidsinstantie. Controleer dit altijd bij je contactpersoon of via de opdrachtomschrijving.
Welke overheidsinstanties zijn bereikbaar via Peppol?
Alle Belgische overheidsinstanties die elektronische facturatie verplicht stellen, zijn terug te vinden in het Europese Peppol-directory. Via letspeppol.org of het Belgische Peppol-directorium kan je het Peppol-ID van een overheidsinstantie opzoeken op basis van hun ondernemingsnummer.
Let op: sommige overheidsdiensten gebruiken een eigen systeem dat via een gateway met Peppol verbonden is. In dat geval ontvangen ze je factuur toch correct, ook al zie je hun systeem niet rechtstreeks in het directory.
Veelgestelde vragen
Ik werk soms voor de overheid, soms voor bedrijven. Gelden er andere regels?
Nee. Het formaat is identiek: Peppol BIS 3.0 via een gecertificeerd Access Point. Je gebruikt gewoon hetzelfde systeem voor overheids- en bedrijfsklanten. Let’s Peppol maakt geen onderscheid.
Moet ik een apart Peppol-ID aanmaken voor overheidsklanten?
Nee. Je Peppol-ID (gebaseerd op je KBO-nummer) is universeel. Je gebruikt hetzelfde ID voor alle ontvangers op het netwerk, of het nu een KMO of een federale overheidsinstantie is.
Wat als een gemeente of OCMW nog geen e-facturen kan ontvangen?
Dat is in principe niet meer toegestaan — alle Belgische overheidsdiensten zijn verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Toch kunnen er in de praktijk uitzonderingen zijn bij heel kleine lokale besturen. Neem in dat geval contact op met de overheidsinstantie of met Let’s Peppol voor advies.
Hoe bewaar ik mijn e-facturen voor overheidsopdrachten?
Facturen voor overheidsopdrachten vallen onder de normale bewaartermijnen: minimaal 7 jaar. Via Let’s Peppol kan je facturen downloaden als PDF of XML voor je eigen archief.
Kost factureren aan de overheid extra via Let’s Peppol?
Nee. Let’s Peppol is volledig gratis, ongeacht of je aan bedrijven of overheidsdiensten factureert.
Klaar om ook overheidsklanten te factureren via Peppol? Maak gratis een account aan op letspeppol.org en stuur je eerste e-factuur vandaag nog.