Je staat op het Peppol-netwerk. Nu is het tijd voor de eerste stap: je eerste e-factuur versturen. Klinkt technisch? Dat valt enorm mee. In dit artikel loodsen we je stap voor stap door het volledige proces: van de voorbereiding tot de bevestiging dat je factuur is aangekomen.
Wat heb je nodig voor je eerste e-factuur?
Voordat je begint, zorg je dat je het volgende bij de hand hebt:
- Een actief account op letspeppol.org (gratis aan te maken)
- Je eigen ondernemingsnummer (KBO), de basis van jouw Peppol-ID
- Het ondernemingsnummer van je klant (om hun Peppol-ID op te zoeken)
- De factuurgegevens: omschrijving, bedrag, btw-tarief, vervaldatum
| Peppol-ID van je klant opzoeken Je hebt het Peppol-ID van je klant nodig om de factuur te adresseren. Via het Belgische Peppol-directorium (of rechtstreeks in Let’s Peppol) kan je zoeken op ondernemingsnummer. Het Peppol-ID van Belgische bedrijven heeft altijd het formaat 0208:XXXXXXXXXX, waarbij de X’en het 10-cijferig ondernemingsnummer zijn. |
Stap voor stap: je eerste e-factuur versturen
Wat als mijn klant de factuur niet ontvangt?
Controleer eerst of je klant correct geregistreerd is op het Peppol-netwerk. Gebruik het Belgische Peppol-directorium om hun Peppol-ID te verifiëren. Als je klant niet op Peppol staat, dan kan je de factuur (nog) niet via het netwerk sturen.
Mits akkoord van beide partijen kan je een gestructureerde e-factuur ook op een andere manier bezorgen. Maar de eenvoudigste oplossing is je klant aan te moedigen zich ook te registreren op Peppol, gratis via Let’s Peppol.
E-facturen ontvangen via Peppol
Zodra je geregistreerd bent op Peppol via Let’s Peppol, kan je ook e-facturen ontvangen. Je Peppol-ID staat automatisch in het Belgische directorium, zodat leveranciers jou kunnen vinden en facturen kunnen sturen.
Ontvangen facturen verschijnen automatisch in je dashboard. Je kan ze bekijken, downloaden als PDF of XML, en verwerken in je boekhouding.
Handige tips voor vlot e-factureren
| 💡 Tip: Bewaar je factuurnummerreeks consequent. E-facturen via Peppol volgen dezelfde nummering als je gewone facturen. |
| 💡 Tip: Controleer altijd het ondernemingsnummer van je klant voor je verstuurt. Een foutief Peppol-ID betekent dat de factuur niet aankomt. |
| 💡 Tip: Download elke factuur na het versturen als PDF voor je eigen archief. Belgische wetgeving vereist dat je facturen minstens 7 jaar bewaart. |
| 💡 Tip: Koppeling met je boekhoudpakket? Integraties zijn in ontwikkeling. Volg letspeppol.org voor de laatste updates. |
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik zeker dat mijn factuur is aangekomen?
Let’s Peppol geeft een verzendbevestiging zodra de factuur succesvol is afgeleverd bij het Access Point van je klant. Of de klant de factuur vervolgens intern heeft verwerkt, is afhankelijk van hun eigen systemen.
Kan ik een creditnota versturen via Peppol?
Ja. Het proces voor een creditnota verloopt op dezelfde manier als een factuur. Je kiest het documenttype ‘creditnota’ en verwijst naar het factuurnummer dat je wil crediteren.
Wat als ik een fout maak op een verstuurde factuur?
Een verstuurde e-factuur kan je niet meer wijzigen of terugroepen. Je maakt in dat geval een creditnota aan voor de foutieve factuur en stuurt daarna een correcte nieuwe factuur.
Moet ik ook een papieren of PDF-kopie sturen?
Nee. Een geldig verstuurde e-factuur via Peppol voldoet volledig aan de wettelijke vereisten. Je hoeft geen aparte papieren of PDF-versie te sturen, tenzij je klant daar uitdrukkelijk om vraagt.
Kan ik facturen versturen aan klanten buiten België?
Ja. Peppol is een Europees netwerk. Je kan via Peppol facturen sturen aan klanten in andere EU-landen die ook op het Peppol-netwerk zitten. De standaarden zijn Europees geharmoniseerd.
Hoe zit het met btw-verloning en mijn aangifte?
E-facturen via Peppol vervangen gewone facturen volledig. Voor je btw-aangifte gebruik je dezelfde gegevens als vroeger. De facturen staan ook in je dashboard en zijn eenvoudig te exporteren.
| Klaar om je eerste e-factuur te versturen? Maak gratis een account aan en start vandaag. Start nu op letspeppol.org |